Privacy Policy

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è l’Associazione Alumni dell’Università degli Studi Roma Tre, con sede in Via Ostiense 159, 00154 Roma, e-mail segreteria@alumniuniroma3.it (l’“Associazione”).

2. Dati trattati

L’Associazione tratta, secondo i casi:

  • dati identificativi e di contatto;
  • dati relativi alla carriera universitaria e ai titoli conseguiti;
  • dati professionali;
  • dati relativi all’account e all’utilizzo del sito;
  • dati relativi al pagamento, compresi importo, data, esito e identificativo della transazione (mentre i dati completi dello strumento di pagamento sono normalmente trattati direttamente dal prestatore del servizio di pagamento);
  • preferenze relative alla visibilità nell’elenco degli iscritti;
  • dati contenuti nelle comunicazioni inviate all’Associazione;
  • immagini e registrazioni realizzate durante eventi;
  • dati tecnici e di navigazione.

3. Finalità e basi giuridiche

Registrazione al sito. Tratteremo i dati per registrare l’utente, creare e gestire l’account, consentire l’accesso all’area riservata e fornire le funzionalità del sito. La base giuridica è l’esecuzione del contratto e delle misure precontrattuali richieste dall’utente, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), GDPR.

Domanda di ammissione e rapporto associativo. Tratteremo i dati per ricevere e istruire la domanda, verificare i requisiti statutari, sottoporla al Consiglio Direttivo, comunicare l’esito e, in caso di ammissione, gestire il rapporto associativo, il libro soci e la tessera associativa in formato QR code. La base giuridica è l’esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato e, dopo l’ammissione, l’esecuzione del rapporto contrattuale/associativo, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), GDPR.

Verifica presso l’Università degli Studi Roma Tre. Per verificare che l’utente è effettivamente un ex studente di Roma Tre, l’Associazione comunicherà all’Università degli Studi Roma Tre i dati strettamente necessari all’identificazione del richiedente e alla verifica dei requisiti. La base giuridica è l’esecuzione delle misure precontrattuali richieste dall’interessato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), GDPR. L’Università degli Studi Roma Tre tratterà i dati ricevuti quale autonomo titolare del trattamento, determinando autonomamente le modalità e i tempi del proprio trattamento.

Pagamenti e adempimenti amministrativi. Tratteremo i dati relativi al pagamento per gestire e documentare il versamento del contributo di iscrizione. La base giuridica è l’esecuzione del rapporto contrattuale, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), GDPR. I dati necessari per gli adempimenti contabili, fiscali e amministrativi saranno trattati per adempiere a obblighi di legge, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c), GDPR.

Comunicazioni associative. Tratteremo i dati per inviare comunicazioni inerenti alla vita dell’Associazione, alle assemblee, ai servizi, alle iniziative e agli eventi riservati agli iscritti e ai soci. La base giuridica è l’esecuzione del rapporto contrattuale o associativo, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), GDPR. Le newsletter o comunicazioni promozionali non strettamente connesse al rapporto associativo saranno inviate sulla base del legittimo interesse, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR, e potrai sempre opporsi a questo tipo di comunicazioni.

Elenco degli iscritti al sito. L’Associazione mantiene gli elenchi interni necessari alla gestione degli utenti e dei soci sulla base dell’esecuzione del rapporto contrattuale e associativo. Il nome e cognome dell’utente, nonché l’Area di iscrizione, possono essere resi visibili nell’elenco degli iscritti disponibile sul sito, al fine di rappresentare la comunità Alumni, favorire le relazioni tra i suoi componenti e rendere conoscibile la rete dell’Associazione. Per gli utenti già registrati alla data di attivazione dell’attuale sito, tale trattamento è effettuato sulla base del legittimo interesse dell’Associazione, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR, e gli utenti sono stati informati preventivamente del diritto di opposizione. L’utente può opporsi in qualsiasi momento alla pubblicazione del proprio nome e area di iscrizione, senza conseguenze sulla registrazione al sito o sulla qualità di socio, modificando la relativa impostazione nell’area riservata o scrivendo a segreteria@alumniuniroma3.it. Per gli utenti registrati successivamente al lancio del nuovo sito, la visibilità del nome e dell’area di iscrizione è invece rimessa alla scelta espressa dall’utente durante la procedura di iscrizione, sulla base del consenso ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a), GDPR. In ogni caso, la relativa preferenza può essere modificata in qualsiasi momento nell’area riservata. La disattivazione della visibilità comporta la rimozione del nome dall’elenco pubblico e non incide sull’iscrizione al sito, sulla domanda di ammissione o sulla qualità di socio dell’Associazione.

Fotografie e registrazioni degli eventi. Durante gli eventi organizzati o promossi dall’Associazione potranno essere realizzate fotografie e riprese audiovisive per documentare e comunicare le attività associative, anche mediante pubblicazione sul sito, sui canali social dell’Associazione e nei materiali istituzionali. La base giuridica è il legittimo interesse dell’Associazione a documentare, promuovere e rendere conoscibili le proprie attività, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR. Le riprese saranno effettuate nel rispetto dei principi di necessità, proporzionalità e minimizzazione, privilegiando immagini panoramiche o relative allo svolgimento generale dell’evento. L’Associazione eviterà, salvo diversa base giuridica, la pubblicazione di immagini lesive della dignità degli interessati o dalle quali possano desumersi categorie particolari di dati. I partecipanti saranno informati della presenza di fotografi o operatori mediante avvisi all’ingresso o altre modalità adeguate. L’interessato può segnalare preventivamente la propria volontà di non essere ripreso oppure opporsi successivamente all’utilizzo della propria immagine, scrivendo all’Associazione. L’Associazione valuterà l’opposizione e, ove accoglibile, rimuoverà o oscurerà l’immagine. Il diritto di opposizione si applica ai trattamenti fondati sul legittimo interesse. Per primi piani, interviste, testimonianze o utilizzi individualizzati dell’immagine potrà essere richiesto uno specifico consenso.

Richieste di contatto. Tratteremo i dati forniti per rispondere a domande, segnalazioni e richieste di assistenza. La base giuridica è l’esecuzione delle misure richieste dall’interessato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), GDPR.

Obblighi di legge e tutela dei diritti dell’associazione. Tratteremo dati tecnici, log e informazioni relative all’utilizzo del sito per garantire la sicurezza dei sistemi, prevenire abusi e tutelare i diritti dell’Associazione o di terzi. La base giuridica è il legittimo interesse dell’Associazione alla sicurezza dei sistemi e alla tutela dei propri diritti, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR. I dati potranno inoltre essere trattati per adempiere a obblighi di legge o richieste delle autorità, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c), GDPR.

Cookie e dati di navigazione. I dati tecnici e i cookie strettamente necessari sono trattati per consentire il funzionamento e la sicurezza del sito. Gli eventuali cookie o strumenti non necessari saranno utilizzati soltanto previo consenso, secondo quanto indicato nella Cookie Policy e nel pannello delle preferenze.

5. Destinatari

I dati possono essere trattati da persone autorizzate dall’Associazione e comunicati, nei limiti necessari, all’

  • Università degli Studi Roma Tre, quale autonomo titolare;
  • fornitori di hosting, manutenzione, servizi informatici, cloud ed e-mail;
  • prestatori di servizi di pagamento;
  • consulenti contabili, fiscali e legali;
  • autorità pubbliche, quando previsto dalla legge.

I fornitori che trattano dati per conto dell’Associazione sono nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.

6. Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo

Gli eventuali trasferimenti verso Paesi esterni allo Spazio economico europeo avverranno nel rispetto degli artt. 44 e seguenti GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza o di garanzie appropriate.

7. Conservazione

I dati saranno conservati:

  • per la durata dell’account e del rapporto associativo;
  • in caso di rigetto della domanda, per il tempo necessario a documentare la verifica e il relativo esito;
  • per il periodo previsto dalla legge per gli adempimenti contabili e fiscali;
  • per le newsletter, fino all’eventuale esercizio del diritto di opposizione;
  • nell’elenco pubblico, fino alla modifica della preferenza;
  • per fotografie e registrazioni, per il periodo coerente con le finalità documentali e istituzionali dell’Associazione, con verifiche periodiche sulla loro persistente pertinenza, fatto in ogni caso salvo il diritto di opposizione alla pubblicazione;
  • per i log, per il periodo proporzionato alle esigenze di sicurezza;
  • per le richieste di contatto, per il tempo necessario alla loro gestione.

I dati potranno essere conservati più a lungo quando necessario per adempiere a obblighi di legge o tutelare un diritto.

8. Diritti dell’interessato

Nei casi previsti dal GDPR, l’interessato può chiedere:

  • l’accesso ai dati;
  • la rettifica;
  • la cancellazione;
  • la limitazione del trattamento;
  • la portabilità dei dati trattati con strumenti automatizzati sulla base del consenso o di un contratto;
  • la revoca del consenso;
  • l’opposizione ai trattamenti fondati sul legittimo interesse, per motivi connessi alla propria situazione particolare.

Per la visibilità del nome, la preferenza può essere modificata direttamente dall’area riservata. Le richieste possono inoltre essere inviate a segreteria@alumniuniroma3.it.

In ogni caso, in relazione al trattamento dei propri dati da parte dell’Associazione, per qualsiasi ragione l’interessato può sempre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.